Conheça 5 práticas para prevenir um passivo trabalhista na sua empresa
O que é passivo trabalhista?
Antes de demostrar as práticas para prevenir o passivo trabalhista em uma empresa, é importante conhecer bem o seu conceito. O passivo trabalhista é a soma de todas as dívidas que uma empresa pode ter para com um colaborador, referente a relação de trabalho.
Ou seja, tudo o que um colaborador deve receber legalmente do seu empregador e porventura não seja devidamente pago, é somado ao passivo desse empregador. Esses valores, em geral, são reclamados pelo colaborador na justiça ou originam-se em uma fiscalização de órgão governamental, como o Ministério do Trabalho e o INSS.
Muitas vezes, além do montante devido, a empresa ainda precisa arcar com multas e correções monetárias, bem como com despesas com honorários advocatícios. São valores altos e que, conforme o acúmulo de tempo da dívida, podem afetar gravemente a saúde financeira da companhia.
Como fazer a prevenção de passivo trabalhista na empresa?
Dica 1. Mantenha o Controle de Ponto
O controle da jornada de trabalho é essencial na prevenção do passivo trabalhista, pois a grande maioria das reclamações de colaboradores diz respeito a horas extras e adicional noturno. Além disso, existem casos em que o colaborador pode agir de má fé, aumentando a quantidade de horas reclamadas.
Um controle de ponto efetivo deve ser simples e claro tanto para os colaboradores quanto para o setor de recursos humanos. Nunca deixe as apurações acumularem e conte com um sistema de controle automatizado para garantir a correção nos cálculos.
Se a sua empresa utiliza banco de horas, garanta que as regras de acumulação determinadas pelos sindicatos sejam seguidas à risca e que tudo seja feito da forma mais transparente possível para os colaboradores.
Dica 2. Faça a gestão de arquivos
Os documentos são as comprovações que a empresa tem de que está fazendo tudo conforme a lei. Portanto, é importante que o arquivamento seja eficiente, de forma a garantir o fácil acesso aos mesmos, no momento de uma fiscalização do Ministério do Trabalho, por exemplo.
Algumas atitudes simples que garantem a eficiência nos arquivamentos são:
-nunca deixe os documentos acumularem muito antes de arquivá-los;
-tenha um checklist e não arquive o documento antes de conferi-lo;
-organize as pastas dos colaboradores em ordem alfabética e, dentro de cada pasta, ordene os documentos por tipo e por data;
-garanta que todos os recibos — principalmente os de férias e espelhos de ponto — sejam assinados antes de irem para o arquivo.
Dica 3. Exerça a advocacia preventiva
Os setores jurídico e de recursos humanos devem atuar em sintonia. O conhecimento é uma das melhores armas da prevenção. Conhecendo bem a legislação e todas as obrigações da empresa, é possível evitar praticamente todo o passivo.
É importante a empresa exercer a advocacia preventiva, a fim de estar sempre em dia com a legislação.
Dica 4. Otimize a Folha de Pagamento
O cálculo da folha de pagamento pode ser um grande vilão nessa história se não for realizado da forma correta. Uma excelente prática, aqui, é montar uma lista para a verificação de todos os itens obrigatórios antes de fechar os cálculos.
Não deixe de conferir as informações apuradas no controle de ponto, como horas trabalhadas, horas extras e faltas, além de eventos esporádicos, como pagamento de férias e adiantamentos.
Contar com um sistema de gestão integrado ao sistema de controle de ponto pode ser um grande diferencial. Assim, evita-se boa parte dos erros de cálculo, garantindo um fechamento da folha de pagamento tranquilo e sem divergências.
Dica 5. Realize perícias preventivas
As perícias preventivas são uma excelente forma de validar se todos os procedimentos estão sendo realizados corretamente. Por meio delas, é possível identificar se existem falhas em alguns processos e como elas devem ser corrigidas para garantir sua eficiência.
Uma perícia preventiva é a melhor forma de prevenir um passivo em uma fiscalização, visto que, nela, todos os itens já terão sido verificados, e os possíveis problemas já terão sido corrigidos. É importante que as perícias sejam feitas periodicamente e com a máxima rigidez possível.
Por que prevenir o passivo trabalhista é mais do que uma medida financeira?
A prevenção do passivo trabalhista não apenas evita um “rombo” nas contas da empresa, como também garante que ela estará totalmente legalizada quanto às leis trabalhistas. Esse fator é importante para garantir a sua idoneidade no mercado.
Sheila Stürmer – CRC/RS 086022 e CNPC 5937, contadora e perita contábil na Stürmer & Nauter Contabilidade, Consultoria e Perícia Contábil Ltda | Assessoria do SINDIMETAL RS, de Perícia em Cálculos Trabalhistas.
